¿Sabes escribir un email?

ESCRIBIR MAIL

Desde el tipo de letra hasta la información de la firma. Hay que cuidar hasta el último detalle en los correos profesionales.

El correo electrónico nos inunda: 2.500 millones de personas lo usan a diario y pasan de media una hora al día frente a su bandeja de entrada, según el Future Work Centre. Y es que el email se convierte a diario en el panel de conversación entre profesionales, hasta tal punto que el 55% de los 205.000 millones de correos enviados durante el año pasado tenía que ver con temas laborales.

Pero usarlo tanto no es sinónimo de hacerlo bien. ¿Sabemos realmente escribir un correo electrónico? La norteamericana Bárbara Pachter, una gurú en EEUU en cuestiones de educación en los negocios, cree que no. Autora del libro The Essentials Of Business Etiquette, propone las 10 reglas de oro del email:

  1. Recuerde que es un email, no un texto para un amigo. “Con mucha frecuencia, la gente se olvida de esto”, avisa Pacther. Evite usar abreviaturas, siglas, emoticonos o demasiadas exclamaciones.
  2. No olvide el “asunto”: algo descriptivo. Muchas veces uno se olvida y deja en blanco la línea más importante del correo. Es nuestra carta de presentación, por lo que se debe escribir una frase “informativa y atractiva”. “A menudo, la gente no abre un correo a menos que la línea de asunto indique que es algo que vale la pena leer”, advierte.
  3. Cuidado con la tipografía. La regla de oro es que el mensaje sea fácil de leer. Aquí manda lo clásico: la gurú aconseja el uso de Times New Roman, Arial o Calibrí, en color negro, y a tamaño 10 ó 12. Andrew Dunlop, de DynaSis, sugiere también moderar el uso de las mayúsculas, pues puede transmitir que está gritando en su mensaje.
  4. Incluya un saludo profesional y la firma. Evite las expresiones coloquiales y las abreviaturas en los nombres al iniciar el email. En la firma, proporcione más información sobre usted, como el cargo, nombre de la empresa e información de contacto. “También puede incluir algo de publicidad sobre usted mismo”, sugiere Patcher. Pero siempre usando el mismo tipo de letra, tamaño y color que en el resto del correo. Otro matiz importante se refiere a las cadenas de mensajes: cuando se suceden varios emails en una conversación, no hace falta repetir continuamente el saludo y la despedida.
  5. No use en exceso la opción de “responder a todos”. Utilícelo sólo si es necesario que todo el mundo incluido en el mensaje inicial vea el correo.
  6. Revise sus mensajes. Lea y relea. Si es necesario, hasta en voz alta. Los correctores a veces son traicioneros y los errores dan mala imagen del emisor. Patcher pone el ejemplo de un jefe que quiso escribir “lo siento por las molestias” y puso en realidad “lo siento por la incontinencia”.
  7. Incluya la dirección en el último momento. Incluso si está respondiendo a un email, los expertos aconsejan borrar la dirección y escribirla sólo cuando el mensaje esté listo para ser enviado. Así evita sustos inesperados al pulsar botones por error.
  8. Responda, incluso si no es el destinatario. Contestar a los mensajes es una simple regla de educación. Y avise si el mensaje le llega por error, pues el emisor creerá que se envió a la persona correcta.
  9. No pida confirmación. Puede ser molesto. Además, hay quien tiene bloqueada esa opción, según avisa Dunlop, que recomienda mejor pedir al destinatario en el mensaje que confirme la recepción.
  10. Bromas… las justas. El email puede jugar muy malas pasadas. Una ironía no suena igual en una conversación que leyéndola en un email.

Fuente: Expansión.

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