Cómo hacer un presupuesto

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Un presupuesto es uno de los documentos clave para cualquier autónomo o freelance, especialmente si su actividad implica la prestación de servicios o si el precio de sus productos no es cerrado.

El presupuesto es, además, la carta de presentación de todo profesional y constituye, en muchas ocasiones, la primera toma de contacto con un cliente, por lo que es una herramienta que hay que utilizar con cuidado, ya que un uso incorrecto puede ser determinante para hacernos perder un posible comprador o usuario.

Un presupuesto puede aportar un valor añadido a nuestro producto o servicio, ya que permite mostrar nuestro expertise o implementar diferentes técnicas de marketing para hacer nuestra oferta más atractiva al cliente.

Cuando un profesional se plantea cómo hacer un presupuesto, debe tratar de conseguir equilibrar el total de los gastos, las horas de trabajo y recursos consumidos y el margen de beneficio que se quiera obtener.

1. Criterios para fijar precios en tu presupuesto.

  • Cubrir costes: muchos freelance y profesionales autónomos deben analizar previamente cuál es el precio hora a repercutir por su trabajo en base a sus costes fijos y variables y al reparto de su tiempo de trabajo. Al precio de la mano de obra habrá que añadirle el de los materiales o gastos directamente asociados al trabajo a realizar.
  • Margen de beneficio: sobre el coste de los trabajos, el autónomo definirá un porcentaje de beneficio empresarial. Su cuantía dependerá de la estrategia comercial con el cliente y de si los costes son lo suficientemente bajos como para permitirlo.
  • Precio de mercado: es importante tener referencias de los precios de la competencia y también de hasta dónde están dispuestos a llegar los clientes, tanto por arriba como por abajo.
  • Promociones: el autónomo deberá valorar la inclusión o no de posibles promociones para hacer más atractiva su oferta.

Hay dos errores habituales que hay que tratar de evitar al fijar precios:

  • Un precio demasiado bajo devalúa el valor de tu trabajo, de tu producto o de tu servicio, además de correr el riesgo de no llegar a cubrir costes. Además, si comienzas con precios demasiado bajos, luego será más complicado incrementarlos para llegar a obtener un verdadero beneficio.
  • Un precio demasiado alto o muy por encima del precio medio de mercado o del valor añadido que pueda ofrecer tu producto o servicio puede hacerte perder un cliente antes, incluso, de iniciar una negociación. Si optas por moverte en un rango de precios elevado, por encima de la media de tus competidores, asegúrate de justificar ese incremento del precio debidamente o de proporcionar un valor añadido que equilibre la relación calidad/precio.

2. ¿Qué debe incluir un presupuesto?

– Datos de la empresa/prestador del servicio:

En ésta sección deberá detallarse los datos de la empresa o profesional prestador del servicio, tales como el nombre o razón social, el NIF o CIF, el domicilio fiscal y otros datos de contacto, como el teléfono y/o el correo electrónico.

– Datos del cliente:

El presupuesto deberá reflejar el nombre del cliente (ya sea particular o empresa), así como su CIF o DNI y el domicilio.

– Concepto:

El concepto detalla los elementos que conforman el producto/s y/o el servicio/s presupuestados.

De ésta forma, en el concepto pueden incluirse diferentes productos y servicios, además de las horas de trabajo, los materiales utilizados y, en su caso, otros costes asociados, como puede ser la contratación de otros servicios de terceros, licencias, suministros…

En éste apartado ha de incluirse el número de unidades de cada elemento que conforma el concepto, el coste unitario de cada una de ellas y el coste total de cada grupo de unidades de la misma naturaleza.

– Importe:

El importe ha de desglosarse indicando la base imponible, es decir, la suma de los conceptos sin IVA, el tanto por ciento de IVA que se aplica y el importe total del presupuesto, que resulta de la suma de la base imponible más el IVA.

– Modo de pago:

Es importante estudiar la forma de pago de cada presupuesto. Normalmente, cuando el monto no es elevado o no requiere la adquisición previa de material, no se suelen establecer anticipos. Pero en caso de que se trate de un presupuesto de elevada cuantía o que implique una importante adquisición de material o contratación de servicios de terceros, conviene acordar un el adelanto de un tanto por ciento del importe total.

En éste apartado se puede especificar, además, el medio de pago, ya sea mediante transferencia o ingreso bancario o en efectivo.

3. Otros elementos del presupuesto

Plazo de entrega: 

Incluir el plazo de entrega de un proyecto acabado o, incluso, los plazos intermedios de las diferentes etapas es un importante recurso para dotar de valor añadido a nuestro servicio. No obstante, en el momento que un presupuesto adquiere validez legal, es importante cumplir bien con éstos plazos y planificarlos con anterioridad.

Duración del presupuesto:

Importante especificar la duración que tiene el presupuesto. Pasado el plazo de validez del presupuesto si el cliente está interesado, habría que generar uno nuevo.

Garantías y soporte técnico

Existen determinados servicios o proyectos que pueden necesitar ser dotados de ciertas garantías (en especial cuando se trata de servicios a largo plazo) o de un soporte técnico, que no tiene porqué estar incluido en el importe del servicio en sí y que debe ser presupuestado a parte.

Una buena técnica para hacer más atractivo nuestro presupuesto es ofrecer éste soporte técnico de forma gratuita durante un determinado periodo de tiempo.

Condiciones legales:

Añade las condiciones legales que estimes necesarias para evitar malentendidos o abusos por cualquiera de las partes. De ésta forma podrás impedir una inadecuada interpretación de lo estipulado en el documento y ahorrar problemas, tiempo y dinero.

4. Recomendaciones para elaborar un buen presupuesto

Para dotar a tu presupuesto de valor añadido, puedes incluir ciertos elementos que te ayudarán en el proceso de venta. Recuerda siempre evitar la “literatura” y ser conciso.

  • Presenta el problema del cliente desde tu visión profesional, haciendo un análisis del mismo.
  • Haz tu propuesta: muestra de qué forma puede tu negocio o empresa ayudar a tu cliente a buscar una respuesta a su problema.
  • Incluye un plan de trabajo en el que además de para vender y explicar la metodología y la forma que tienes de hacer las cosas, podrás explicar a tu cliente de una forma más práctica en qué va a gastar su dinero.

Alcance del trabajo

Debes de tratar de evitar un error habitual, que es detallar lo que se incluye, pero no dejar por escrito lo que no está incluido. No dejar constancia de lo que no incluye el presupuesto puede dar lugar a malentendidos, ya que en muchas ocasiones el cliente puede dar por sentado que se presupuestan ciertos elementos o servicios “extra” que nosotros no habíamos incluido en la oferta.

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