El arte de llevar una reunión a buen término.

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Patricia Muñoz y Sergio Veiga nos ayudan en un tema por el que todos hemos de pasar…el tener una reunión de trabajo, en la que se espera que se salga con los puntos importantes vistos y consensuados o con las ideas claras de cómo hay que actuar y llevar a buen puerto algún proyecto o idea para nuestro negocio.

No es nada raro el estar metido en una de esas reuniones interminables, que parece (y al final se confirma) que no van a servir de nada, ya que no se han establecido los puntos concretos, siempre hay algún compañero que es capaz de desviar la atención del tema por el que se ha convocado la reunión o que te da la impresión que esos mismos temas ya se tocaron anteriormente y que las preguntas y comentarios del resto de participantes son las mismas, que en las tres, por lo menos, reuniones anteriores. O también puede ocurrir que te hayan convocado a una reunión en la que no tienes claro que pintas allí.

¿Os suena todo verdad? A veces nos da la sensación que por muy bien que tengas preparada la reunión y con los puntos fijados, se nos va de las manos con lo que termina siendo un trabajo arduo y farragoso el poder concretar algo. Te has parado a analizar qué es lo que falla en tus reuniones.

Lo fundamental, para que esto no nos suceda es anticiparse a las posibles preguntas que puedan surgir y aplicar un método eficaz para mantener la atención durante la misma.

Siempre van a existir unas preguntas básicas por parte de todos los convocados a la reunión como pueden ser: ¿Qué hago aquí?, ¿Qué quiere de mí?, ¿Qué vamos a hacer?, ¿Cuánto va a tardar esto?

Para evitar estas preguntas, que pueden salir en cualquier momento de la reunión y si no lo hacen, puede desviar la atención de los reunidos, lo primero que debemos hacer al empezar una reunión es:

  • Definir cuál es el papel de todos los participantes a la reunión. Para que no surjan dudas por ninguno de los integrantes de la reunión debemos:
  1.   Presentándose cada uno de los participantes e indicando cuáles son sus funciones actualmente y en el departamento en el que trabaja, es posible que entre ellos no se conozcan ni sepan cual es la labor que realiza habitualmente. Animar a los participantes a que indiquen cuál le gustaría que fuese el resultado de la reunión.Aquí puede surgir la duda de si se conocen, no es ningún problema, en las presentaciones se pude hacer más hincapié en el resultado que esperan de la reunión.Al hacer que el equipo indique cuáles son sus deseos sobre los resultados, éstos se sienten escuchados e integrados, así se involucra a todos los participantes y esto motiva, mucho, a todos.
  2. Al indicar cuál es el papel que va a tener cada uno, se confirma que cada uno está de acuerdo con el rol que se le va a exigir.

Esto también nos ayudará a fijar nuestro liderazgo ante los participantes, debe mantener una actitud firme pero amable, de forma que deje clara su postura en cuanto a los roles pero sin que ninguno de los participantes se sienta atacado.

  • Y, aunque ya se habrá informado con anterioridad, volver a indicar cuál es el orden del día. En este punto es donde más se puede ir la reunión y alargarse más allá de lo deseado para todos los asistentes. Para ello:
  1. Volver a indicar cuál es el orden del día, una vez en la reunión y tras indicarlos haga alguna pausa por si surgen dudas al respecto.
  2. Escribirlos en una pizarra: así todos los integrantes lo tendrán a la vista y no se perderán ya que saben en qué punto de la misma se encuentra.
  3. Fijar tiempos, es fundamental, para cada parte de la reunión marque un tiempo de dedicación, así hará que el grupo vaya al “grano”, sin dispersarse y sacando conclusiones válidas y eficaces para todos.
  4. Planificar bien la reunión, siempre habrá puntos que creen más discrepancias o dudas y que puedan llevar más tiempo, asignando bien los tiempos a cada punto de la reunión.

Una vez analizados estos puntos, hay otros factores, no menos importantes y que por no delegar muchas veces se nos van de las manos y esto hace que la reunión termine como empezó sin sacar nada en claro.

¿Has pensado alguna vez en delegar el tomar notas, para la posterior acta, de la reunión? Hágalo, e incluso solicite a alguno de los asistentes que tome notas, así usted puede dedicarse a dirigir la reunión y que no se termine dispersando el objetivo final de la misma. Igualmente, puede pedir a alguien que controle el tiempo que se dedica a cada orden a tratar, se le puede indicar que nos avise 10 minutos antes para así poder ir a las conclusiones y poder sacar algo en claro.
Y ya para finalizar, si quiere que la reunión sea participativa, que el grupo se involucre y que se saquen nuevas ideas u opciones que no se habían valorado hasta ese momento, se pueden hacer preguntas durante la misma a los integrantes, preguntas como: ¿Hay alguna duda sobre el objetivo que se persigue?, ¿Alguien espera algún otro resultado de esta reunión? Así existirá un consenso y no una imposición, con lo que cada uno individualmente llevará a cabo lo establecido ya que es una decisión que él mismo ha tomado o que ha llegado a un consenso, esto es, en definitiva, el hacer sentirse útil e imprescindible a cada miembro del grupo.

¡¡¡¡Ánimo con su próxima reunión!!!!

Fuente: CGnerate Coaching

1 Comentario

  1. Autor
    Anastasio Calvo 13 septiembre, 2016 Responder

    Autores: Patricia Muñoz y Sergio Veiga.

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